Firma zarządzania najmem od kuchni
Jak wygląda nasza organizacja pracy? Jakie działy muszą istnieć, żeby sprawnie zarządzać setkami, jeśli nie tysiącami najemców pod dachami naszej firmy?
Podzieliliśmy to na następujące ogniwa.
- Kontakt z inwestorem, właścicielem danej nieruchomości.
Staramy się minimalizować kontakt z właścicielem nieruchomości.
To nie znaczy, że nie dzwonimy do niego i ignorujemy jego telefony.
Nie chcemy jednak generować powodów, przez które inwestor miałby do nas dzwonić.
Właściciel, inwestor oczekuje określonej stawki zwrotu z inwestycji. Oczekuje regularnego, terminowego przychodu z wynajmu. Jeśli tak się dzieje, jeśli nie występują problemy związane z nieruchomością (które nie wynikają z winy najemcy), nie mamy powodów, żeby się komunikować.
Dbamy o to, żeby inwestor mógł spać spokojnie, żeby zarabiał określone kwoty z umów najmu i żeby wartość jego nieruchomości rosła.
- Dział zarządzania nieruchomością.
W tym punkcie mówimy o podpisywaniu umów z najemcami, bieżącej opiece nad najemcami, windykacji, kontroli płatności – i nie tylko.
Aby wszystko działało sprawnie, tworzymy procesy, które pozwalają minimalizować poświęcony czas.
Takie działania nie absorbują oczywiście inwestora.
- Dział zarządzania najmem.
Ten dział zajmuje się najemcą od czasu, kiedy wchodzi do nieruchomości, do chwili, kiedy z niej wychodzi.
Dział ma swoją specyfikę. Codziennie odbiera różnego rodzaju zgłoszenia, np. usterki.
Aby zgłaszanie usterek (oraz ich likwidacja) była prostsza, można skorzystać z kodów QR zainstalowanych w nieruchomościach. Dzięki temu najemca natychmiast zgłasza problem, a nasz dział zarządzania najmu go przejmuje.
- Dział handlowy i marketingowy.
To dział, który odpowiada za pozyskanie najemcy.
To po nim do gry wkracza dział zarządzania najmem.
Ten dział stosuje różne sposoby pozyskiwania najemców, począwszy od portali ogłoszeniowych, przez grupy na Facebooku, do poczty pantoflowej. Metody różnią się od typu najemcy.
Dział dba również o relacje z najemcami, aby mieć pewność, że w przypadku poszukiwań nieruchomości przez najemców, będziemy ich pierwszym wyborem.
- Dział administracyjny.
To przede wszystkim praca biurowa.
Należy do niej między innymi: przekazywanie dokumentów do księgowych, do działu technicznego, do zewnętrznej kancelarii prawnej; kontrola najemców pod kątem płatności i zgłoszonych usterek.
Ten dział dba o to, aby słynna „papierologia” była ułożona w sposób prawidłowy.
- Zarządzania ryzykiem i finansami.
To dział, który tworzą menedżerowie spółek oraz zarząd.
Rozmawiamy o kierunkach rozwoju firm i wymieniamy się doświadczeniem. Dzięki temu każdy z nas może bardziej świadomie zarządzać swoimi obowiązkami.
Omawiamy zarówno bieżące kwestie, jak i wieloletnie plany na przyszłość.
Każdy dział ma swoje zadania.
Wszystkie powinny je wypełniać, aby pozostałe ogniwa firmy działały owocnie.
Współpracując z nami, nie będziesz musiał przejmować się obowiązkami żadnego z nich.
Uwalniamy Twój czas. Oszczędzamy Twoje nerwy. Zarabiamy dla Ciebie pieniądze.
imaggo,